Chcete mít přehled o archivovaných papírových dokumentech? Potřebujete rychle dohledat, kde je zobrazený doklad umístěný fyzicky? Pak je nadstavbový modul Archivace dokumentů určený právě pro Vás!

Do evidence si můžete zahrnout i různé dokumenty, které nejsou v systému KOSTKA Pro nikde zapsané – například mapy, prezenční listiny nebo papírovou korespondenci.

Součástí modulu je uživatelský dotaz Dokumenty po lhůtě uložení, který vybere krabice a šanony, obsahující dokumentaci, jíž uplynula lhůta uložení, a je možné ji skartovat

 

Okno Archivace dokladů

Záznamy v okně Archivace dokladů jsou uspořádány v tříúrovňové hierarchii:

  • hlavičky = krabice
  • položky = šanony
  • podpoložky = doklady

Na záložce Detail jsou záznamy krabic seřazené podle čísla krabice.

Archivace dokladů

 

Číslo krabice se při založení nového záznamu dosadí automaticky (počet záznamů+1); stisknutím vedlejšího tlačítka si pole můžete zpřístupnit a číslo opravit.

Typ se vybírá z číselníku Typy krabic, kde je ke každému typu uvedený maximální počet šanonů, který lze do krabice umístit. Systém následně nedovolí do dané krabice umístit více šanonů (=založit víc položek), než je zde uvedeno.

Typy krabic

 

Datum naplnění se u nového záznamu dosazuje automaticky, můžete si jej přepsat.

Ročník spisů vyplňujte pečlivě, podle něj se v dalším zpracování vybírá, co může být skartováno.

Umístění se vybírá z jednoduchého číselníčku. Při fyzickém naplňování krabice můžete u záznamu krabice ponechat nerozlišený údaj „--" a změnit to až později, když bude jasné, kde bude daná krabice umístěna.

Umístění krabic

 

V okamžiku, kdy vyplníte Datum odvozu a záznam uložíte, stanou se výše uvedená pole nepřístupnými, nelze měnit ani obsah krabice. O tomto stavu informuje v horní části okna příznak Odvezeno.

Datum půjčení a Datum vrácení vyplňujte v případě, že byla půjčena/vrácena celá krabice; bude-li se jednat jen o šanon nebo dokonce o jediný doklad ze šanonu, příslušné datum vyplňte k šanonu nebo přímo k dokladu.

 

Šanony

Obsah krabice – šanony – jsou evidovány na stejnojmenné záložce; seřazeny jsou podle pořadového čísla šanonu. Toto číslo se při založení nového záznamu dosadí automaticky (počet záznamů+1); stisknutím vedlejšího tlačítka si pole můžete zpřístupnit a číslo opravit.

Archivace dokladů, šanony

 

Tlačítko vedle pole Spisová značka zobrazí číselník se záznamy podle aktuálně platného číselníku Spisový plán.

Spisový plán

 

Zpět do okna Archivace dokladů. Podle obsahu šanonu zapište příslušnou spisovou značku. Můžete zadat například několik počátečních znaků spisové značky nebo druhu agendy (jako na následujícím obrázku); nezadáte-li žádný znak, po stisku klávesy TAB nebo Enter si ve výběrovém okně můžete vybrat ze všech záznamů číselníku. Druh agendy a Lhůta uložení se pak doplní automaticky.

výběr spisové značky

 

Do pole Obsah zapište informaci, které doklady se v šanonu nachází.

tipPokud budete zapisovat krabice a jejich obsah zpětně, tedy takové krabice, které byly naplněny v minulých letech, může se stát, že některé dokumenty tehdy měly jinou lhůtu uložení, než je to v současné době. V takovém případě si v číselníku Spisový plán vytvořte kopii příslušného záznamu agendy, pozměňte identifikační značku a uveďte požadovanou lhůtu uložení. Například značku „GB 09" změňte na „GB 09a" (značka je na 6 znaků) a lhůtu uložení zadejte „5". Příslušnému historickému šanonu pak uveďte tuto novou spisovou značku. Abyste následně zamezili tomu, že budou tyto již neplatné lhůty uložení omylem vybrány, v číselníku je vyřaďte. Při zápisu spisové značky k šanonu se ve výběrovém okně zobrazovat nebudou, ale u těch šanonů, kde již byly přiděleny, zůstanou viditelné dál.

tipObdobný případ může nastat, změní-li se někdy v budoucnu spisový plán tak, že bude změněna lhůta uložení. V tomto případě pozměňte v číselníku (u dosud platného záznamu) značku (například na „GB 09b") – vazba mezi tímto záznamem a dosud založenými šanony bude nezměněna – a pro stejný druh agendy, ale s novou lhůtou uložení založte v číselníku nový záznam.

 

Doklady

Ke každému šanonu můžete přidat libovolné množství dokladů (v závislosti na tom, kolik se jich fyzicky vejde do daného šanonu). Doklady se v okně zobrazují podle toho, jak sem byly postupně zapsány.

 

Rozlišujeme dva typy dokladů:
  • doklady již zapsané v systému KOSTKA Pro
  • dokumenty, které nepatří do žádného z okruhů a neexistuje o nich záznam v systému KOSTKA Pro

Doklady zapsané v systému KOSTKA Pro

Při zápisu dokladu vyberte z rozbalovací nabídky požadovaný okruh, objeví se výběrové pole, kam můžete zapsat přesnou identifikaci dokladu ve tvaru řada-rok-číslo a nebo jen několik znaků nebo nemusíte zadat nic. Po stisku tlačítka TAB nebo Enter se objeví výběrové okno se záznamy zvoleného okruhu, které vyhovují zadaným znakům. Můžete si vybrat jeden z nich, případně pomocí tlačítka Označit podmnožinu vybrat všechny. Tlačítkem OK aktuální záznam nebo všechny označené záznamy přidáte do okna Archivace dokladů.

výběr dokladů pro archivaci

tipVe výběrovém okně se zobrazují jen nevyřazené záznamy, ale takové, které dosud nejsou v okně Archivace dokladů zapsány (u žádné krabice, u žádného šanonu).

 

U každého zapsaného dokladu se automaticky zobrazí jeho datum vystavení. Tlačítkem umístěným vedle pole s identifikačním číslem dokladu si příslušný doklad můžete zobrazit v jeho „domovském" okně (například doklad z okruhu DOF v okně Dodavatelské faktury).

 

Dokumenty nezapsané v systému KOSTKA Pro

Při zápisu záznamu nechte v rozbalovací nabídce pro okruh prázdný údaj, pro identifikaci dokladu zůstanou zobrazena tři pole: řada, rok (tentokrát čtyřmístný) a číslo. Nemusíte ale vyplňovat všechna tři pole, stačí jen číslo; ještě můžete vyplnit datum, případně uvést upřesnění k dokumentu v poznámce.

zápis ostatních dokumentů

tipPro větší množství zapisovaných dokumentů můžete použít tlačítko Uložit a další. Zápis záznamů se tak zrychlí tím, že vše můžete ovládat pouze pomocí klávesnice (bez myši).

 

Informace o archivaci

Pro každý doklad (z okruhů: BAN, DOD, DOF, LSG, MAJ, NAB, NAK, OBJ, ODF, OSM, PDO, PKU, POD, POK, POP, PRI, PRO, SPU, UVD, VYD, ZAK) zapsaný v systému KOSTKA Pro platí, že si jednoduchým způsobem můžete zobrazit jeho umístění v rámci archivace. Na straně B příslušného okna je umístěno tlačítko Informace o archivaci dokumentu; po stisknutí zobrazí hlášení se základními informacemi s možností zvolit Zobrazit podrobnosti a následně se pak otevře okno Archivace dokladů s příslušnou krabicí, kde se daný doklad nachází.

 

Tiskové sestavy

Nad záložkou Detail nebo Šanony si můžete vytisknout sestavy

  • Štítky na archivační boxy
  • Štítky na šanony
  • Seznam boxů vč. šanonů
  • Seznam přebírané dokumentace

Nad záložkou Seznam si můžete vytisknout sestavu

  • Seznam archivačních boxů

 

Nastavení práv

Pro práci s okny pro archivaci dokumentů je třeba mít nastavená práva k příslušným oknům

  • Archivace dokladů
    Spisový plán
    Typy krabic
    Umístění krabic

Jednotlivým uživatelům můžete nastavit příslušná práva: Zobrazovat, Editovat, Přidávat a Vyřazovat záznamy, Tisknout opisy a seznamy záznamů 

 

Pro provoz tohoto nadstavbového modulu je potřeba zakoupit potřebnou licenci.

AKTUALITY

Prev Next

20 Říj 2020

(CZ) Jak nastavit v GEORGE ABO

V článku najdete, jak nastavit v programu GEORGE České Spořitelny předávání prostřednictvím souboru ABO více


19 Říj 2020

Hledání v tiskové sestavě

Jak hledat text v náhledu tiskové sestavy se dozvíte v návodu.  více


15 Říj 2020

Import IsDoc, nahrání položek do IS KOSTKA

  Už není nutné zadávat položky DOF, to je skvělá zpráva. Při elektronické výměně dokumentů je možné využít nově také formát IsDoc. Tento formát je možné využít pro elektronický přenos faktur, zálo... více


14 Říj 2020

Jak vyhledat hromadně položku na dokladech?

Byl přidán článek na vyhledání údajů na skladových a odbytových dokladech. Celý článek naleznete v sekci návody . více


09 Říj 2020

(SR) Daňový kalendář október 2020

  Celý daňový kalendář naleznete ZDE: (SR) Daňový kalendář október 2020         více


09 Říj 2020

(ČR) Daňový kalendář říjen 2020

  Celý daňový kalendář naleznete ZDE: (ČR) Daňový kalendář říjen 2020 více


09 Říj 2020

(ČR) Školení „Základy ovládání v IS KOSTKA"

  Jedno z oblíbených školení kde si noví uživatelé osvojí základy práce s IS KOSTKA a stávající uživatelé si osvěží své znalosti. Rozšíří si znalosti v oblastech kde si nejsou zcela jisti, osvěží a d... více


06 Říj 2020

Internetové bankovnictví GEORGE

Česká spořitelna mění datový výstup bankovních výpisů, který zpracovává IS KOSTKA v části styk s bankou. Internetové bankovnictví GEORGE vytváří bankovní výpisy ve formátu CSV, který jsme dosud pro da... více


15 Zář 2020

Prodej přes e-shopy roste

Jistě jste zaznamenali, jak rychle se zákazníci naučili nakupovat na e-shopech, čemuž stávající krizová situace ještě napomohla. Také uvažujete o tom, že si založíte svůj e-shop a nebo už nějaký máte,... více


15 Zář 2020

(ČR) Daňový kalendář září 2020

  Celý daňový kalendář naleznete ZDE: (ČR) Daňový kalendář září 2020 více