KOSTKA Pro SB je ověřený ekonomický informační systém. Jako takový dokáže přinést výsledky všem, kdo je ve firmě požadují. Své výstupy získá skladník, obchodník, finanční manažer, ale i výrobní ředitel, nebo přímo majitel firmy.
Základem každého výstupu jsou správně zadaná vstupní data. Základem ekonomického výstupu je správně zpracované účetnictví. Tak, jak plyne život ve firmě, vyskytují se občas i složitější, či nestandardní situace. A právě tady dokáže IS KOSTKA Pro SB při zpracování účetnictví pomoci.
Jedním z nejsložitějších účetních případů z hlediska pochopení automatismů účtování, i jejich správnému nastavení, je došlá faktura (DOF). Účtování DOF probíhá v jednom až třech kolech:

•  „A“ – zaúčtování hlavičky (celková částka závazku, základ DPH, DPH, zaokrouhlení celkové částky, likvidační účet)
•  „B“ – zaúčtování položek: předdefinovaných obratů, příjemek (likvidační účet, nákladové účty, skladový účet)
•  „C“ – zúčtování nároku na odpočet vstupního DPH (ve speciálních případech)
  
  

Každé z těch kol A, B, C může být v jiném účetním období.

• Pro kolo „A“ je to stěžejní datum DPH (není-li vyplněn, pak datum dojití)
• Pro kolo „B“ stejně jako kolo „A“; pokud ovšem položkami DOF jsou PRI, budou se účtovat do toho období, jaké na sobě nese PRI)
• Pro kolo „C“ je to datum nároku na odpočet (skrývá se pod tlačítkem „%DPH“)

Zatímco kolo „A“ proběhne vždy (není nutné snad pouze u neuhrazených zálohových či penalizačních faktur (pokud ovšem vnitřní předpisy účetní jednotky nenařizují i toto), kolo „B“ z pohledu DOF neproběhne, pokud její všechny položky jsou položkami PRI (účtuje se jako PRI, až po provedení skladové uzávěrky příslušného období). Kolo „C“ proběhne pouze tam, kde došlo k odložení nároku na odpočet vstupního DPH.
Protože DOF je typicky také daňovým dokladem a DPH se řeší na základě účetních zápisů, je potřeba se kromě zaúčtování samotného také správně starat o to, aby byl správně vyhotoven výkaz Přiznání k DPH (a také Souhrnné hlášení k DPH a Výpis z daňové evidence).
IS KOSTKA Pro SB je nastaven tak, aby umožnil vytvářet Přiznání k DPH pouze z omezeného okruhu dokladů. Je tomu tak proto, aby se zabránilo situacím, kdy např. nebude ještě nějaký účetní případ dořešen, ale doklad jako takový již musí vstoupit do Přiznání k DPH. Těmito okruhy dokladů, které vstupují do výkazu Přiznání k DPH, jsou:

• Hlavičky došlých faktur (DOF)
• Nákupky – tedy vlastně přijaté paragony (pozor, NE pokladna, v pokladně se pouze vydávají a přijímají peníze)
• Vystavené faktury (ODF)
• Prodejky – tedy vydané paragony
• A samozřejmě, ve výjimečných případech, i obecné účetní doklady

Může tedy nastat situace, kdy nemáme rozúčtovanou DOF (tedy zaúčtované kolo „B“) a přesto ale můžeme tuto DOF připravit pro výkaz Přiznání k DPH. A to následujícím způsobem:
Nejprve správně nastavíme účtovací předpisy daného okruhu (DOF) a dané řady.

• Je vhodné vyplnit zde všechny důležité účty (a bez „otazníků“); ušetří to mnoho času.
• U většiny účtů bude potřeba nastavit použitelnost na „obě strany“: dochází totiž k různým přeúčtováním sem a tam, jak uvidíme později.
• U účtů na řádcích 2 až 8 a 27 až 32 je potřeba nastavit také sazbu DPH; naopak, u jiných účtů být nemá (pokud ji uvedete, bude ignorována)
• Pro účty, evidující výši DPH, je možné uvést analytické podúčty účtu 343 tak, aby i pohledem do hlavní knihy bylo možno kontrolovat tok peněz na DPH při různé výši DPH; rozhodně do předkontací DOF nepatří ten podúčet účtu 343, na kterém probíhá (v bance) finanční vyrovnání s finančním úřadem.
• Podobně, pro účty evidující základy k DPH, je vhodné je analyticky rozčlenit. Pro režijní faktury doporučujeme používat účet 395, pro zbožové 131, pro materiálové 111, pro majetkové 04x (nebo i 395 s tím, že přeúčtování vůči kartám majetku se provede na položkách DOF). Všechny tyto účty, jejichž obraty budou použity v Přiznání k DPH, musejí být v účtové osnově označeny atributem „Má vztah k DPH“.
• Likvidační účet je účet, na kterém se musejí „setkat“ hlavičky DOF s položkami; na konci období na něm zpravidla bude stav nula (resp. na něm bude stav, který bude odpovídat časovému posunu v zaúčtování hlavičky a položek). Tento likvidační (spojovací) účet je tam proto, aby bylo možno na jedné straně libovolně rozepsat základy daně v hlavičce (MD) a na straně druhé libovolně rozepsat položky DOF (DAL). Program automaticky zařizuje, že z obou stran se likvidační účet „nalívá“ vždy součtem příslušných částek.

Výše jsme si vysvětlili, jak probíhá účtování hlavičky DOF, tedy krok „A“. Nyní si připomeneme, jak probíhá krok „B“

• Cokoli je položkou DOF a současně příjemkou, účtuje se pouze jako příjemka
• Všechny ostatní položky se účtují jako kolo „B – zaúčtování položek“
• Kolo „B“ lze účtovat, až pokud je zaúčtováno kolo „A“
• V kole „B“ se nic nepřipraví („Žádné doklady nenalezeny“), pokud:

1. Není zaúčtováno kolo „A“ (a ani neexistuje připravená „košilka“)
2. Nejsou žádné položky u DOF (ještě) zapsány nebo součet položek nesouhlasí na částku k likvidaci (tj. součet částek bez daně z hlavičky faktury); povolená tolerance je +/- 1 jednotka měny (v takovém případě se rozdílek zaúčtuje MD ř.23 / DAL ř.20)
3. Všechny položky DOF jsou položkami PRI
   
   

V účtovacích předpisech DOF a PRI je třeba dbát na to, aby likvidační účet (ř.20) byl shodně definován na DOF a odpovídající PRI.
DOF a PRI mohou být v cizí měně, ale v tomto případě se měna musí shodovat; může se ale lišit kurs na DOF vůči kursu na PRI (bude proúčtován jako kurs.zisk nebo ztráta).

Na obrázku si ukážeme účtovací předpis režijní DOF. Likvidačním účtem je účet 395.000.
V účtovacích předpisech skladových DOF, by byl likvidačním účtem účet 111.xxx nebo 131.xxx.

 
Dále si rozebereme různé případy DOF, jak je zapsat a jak se potom zaúčtují.

Příklad 1: Tuzemská DOF s nárokem na odpočet ihned

Nejjednodušší případ. Dodavatel musí být v adresáři partnerů označen jako „tuzemsko-plátce“. Kód operace bude „A-tuzemsko“.

 
Zaúčtování hlavičky („A“):

 
Červeně zvýrazněný účet 395.020 je účet se vztahem k DPH a jako takový, vstupuje do Přiznání k DPH jako základ k DPH.  Zeleně zvýrazněný účet, 395.000, je účtem spojovacím, bez vztahu k DPH a díky němu se nám propojí účtování hlavičky DOF s položkami -zápis vzniklý účtováním kola „B“

 
Nákladový účet se použije pouze pro zaúčtování položky faktury.  Ani jeden z účtů na položkách DOF nemá vztah k DPH.
Pokud byste se pokusili (po zaúčtování kola „A“) účtovat kolo „C“, dostanete hlášení „Žádné doklady nenalezeny“.

Příklad 2: Tuzemská DOF s odloženým nárokem na odpočet

Dodavatel musí být v adresáři partnerů označen jako „tuzemsko-plátce“. Kód operace bude
 „A-tuzemsko“.  Datum dojití DOF je v následujícím období (zpravidla měsíci, u čtvrtletních plátců to bude čtvrtletí) než je datum DPH.

 
Program sám doplní do nároku na odpočet (lze zjistit/opravit po stisku tlačítka „%DPH“) datum dojití.

 
Při účtování kola „A“ to dopadne takto:

 
Použily se jiné řádky předpisů, není uveden žádný vztah k DPH (aby to nevstoupilo do Přiznání). Zelený čtvereček je opět automatické přeúčtování na likvidační účet (jako v příkl.1).
Fialové čtverečky jsou účty, které jsou použity pro zaúčtování odloženého nároku na DPH. Nákladově tedy faktura bude v období listopad

 
Ale do Přiznání k DPH se DOF dostane až v období prosinec. Zaúčtování kola „C“ bude vypadat takto:

 
Jak patrno, pouze se „přehodily“ částky z řádků „bez nároku“ na „normální“ řádky; a u nich už je uveden kód DPH (půjdou do Přiznání). Barevné čtverečky ukazují, jak se program pořád stará o správnost likvidačního účtu.

Příklad 3: Tuzemská DOF v režimu „reverse charge“

Dodavatel musí být v adresáři partnerů označen jako „tuzemsko-plátce“. Kód operace bude
„N-tuzemské Reverse Charge“ (RCH). Princip je stejný jako u DOF z EU (to už je tu déle, příklad viz níže): dodavatel vystaví daňový doklad bez daně, odběratel DPH dopočte, odvede ho a (zpravidla) uplatní nárok na jeho odpočet. Časový posun nároku na odpočet (jak popsán v příkladu 2) se pro tento režim nepoužívá. Hlavička DOF se vyplní jinak:

 
Zaúčtování kola „A“ dopadne takto:

 
Modře označené řádky je ta přenesená povinnost odvést DPH za mého dodavatele (základ daně + daň) a zároveň můj nárok na odpočet této DPH. Zelený čtvereček je opět likvidační účet s položkami faktury, tedy s nákladovým účtem:

 
Kolo „C“ se u RCH neúčtuje.
Pozn.: Nezapomeňte, že pro tyto případy jste také povinni na finanční úřad odeslat spolu s Přiznáním také „Výpis z daňové evidence“: položky tedy musejí být zapsány jako skladové karty a skladové karty musí mít vyplněn kód tuz.rev.ch. 

Příklad 4: DOF od dodavatele z EU v režimu „reverse charge“

Tohle platí od vstupu do EU. Dodavatel musí být v adresáři partnerů označen jako „EU-plátce“. Kód operace bude „B-zboží z EU“ nebo „C-služby z EU“ (ne všechny, viz zákon). Princip je stejný jako u předchozího příkladu: dodavatel vystaví daňový doklad bez daně, odběratel DPH dopočte, odvede ho a (zpravidla) uplatní nárok na jeho odpočet.

 
Stiskem „%DPH“ dostanete výpočet DPH v lokální měně, a další věci, které už znáte:

 
Zaúčtování „A“ bude takovéto:

 
Modře označené řádky je ta přenesená povinnost odvést DPH za mého dodavatele (základ daně + daň) a zároveň můj nárok na odpočet této DPH. Zelený čtvereček je opět likvidační účet s položkami faktury, tedy s nákladovým účtem:

 
Kolo „C“ se u RCH neúčtuje.

Likvidační účet má tudíž při účtování v IS KOSTKA Pro SB své opodstatnění. S jeho pomocí můžeme vytvořit Přiznání k DPH, aniž bychom museli pospíchat s nerozlousknutým účetním případem, aniž bychom museli „tlačit“ na uzávěrku skladu; díky němu si můžeme kontrolovat rozúčtování faktur, víme totiž, že tento účet musí být na konci období nulový a není-li, na něco mne to upozorňuje.

Účtování přes účet 395.xxx při účtování nákupek je nutné z důvodu zachování omezeného okruhu dokladů, které jsou potřeba k vytvoření Přiznání k DPH (viz vysvětlení výše). Na konci období musí být tento účet VŽDY vynulován, a tím v žádném případě nemůže dojít k jeho zneužití.