Pojďme si spolu připomenout, jaká je povinnost firmy uchovávat daňové, účetní a mzdové doklady.
Zaměstnavatel archivuje:
- stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění – po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,
- záznamy o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti – po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká; vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,
- záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (konkrétně identifikační údaje, vznik a skončení pracovního poměru, vyměřovací základ pojištěnce, dobu dočasné pracovní neschopnosti, dobu pracovního volna bez náhrady příjmu, záznam o pobírání starobního důchodu a dobu vojenské služby) – 10 let, po roce, kterého se týkají,
- mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let, po roce, kterého se týkají (pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu 10 let),
- doklady z oblasti nemocenského pojištění – 10 let, po roce, kterého se týkají. Mezi tyto záznamy patří zejména identifikační údaje zaměstnance, výše sjednaného započitatelného příjmu, výši započitatelného příjmu za jednotlivá mzdová období, dobu dočasné pracovní neschopnosti, mateřské a rodičovské dovolené, neomluvené pracovní dny, záznam o pobírání důchodu, výši vyměřovacího základu pro pojistné či název zdravotní pojišťovny,
- doklady daňové – prohlášení k dani, žádost o roční zúčtování, vyúčtování – 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,
- písemnosti týkající se prováděných srážek ze mzdy – po dobu 30 roků následujících po roce, kterého se týkají.
Obdobně vybrané písemnosti z pracovněprávní problematiky:
- doklady o pracovněprávních náležitostech – 30 let
- doklady o vzniku, trvání a ukončení pracovněprávního vztahu – 30 let
- vnitřní předpis – 10 let po ukončení jeho platnosti
- docházka do zaměstnání – 3 roky
- doklady o pracovním volnu bez náhrady příjmu – 30 let
- dovolenky – 10 let
- důtky, výtky, pozitivní hodnocení zaměstnance – 3 roky
- pracovní výkazy – 3 roky
- mzdové a účetní rekapitulace – 30 let
- výplatní lístky – 30 let
